¿Se ha perdido en un laberinto?

Cómo elegir el sistema adecuado para la gestión de su almacén.

La gran variedad de sistemas existentes para la gestión de las operaciones puede causar confusión, aun si hablamos solo de la parte dedicada a la gestión del almacén. Ruari McCallion intenta orientarse en este laberinto con la ayuda de expertos en la materia.

Tanto si cuenta con un banco de servidores trabajando discretamente en algún lugar remoto de la oficina como si esa labor la desempeña un agobiado jefe de almacén frente a una hoja de cálculo con un lápiz tras la oreja, cuentas con un sistema de gestión de almacén (SGA). La pregunta no es si dispone o no de él: se trata de si su SGA es adecuado para las necesidades de su negocio.

En primer lugar, la idea generalmente aceptada es que automatizado es mejor que manual, por lo que un SGA informatizado será ―digamos que automáticamente― mejor que un sistema manual basado en papel.

Cortejar el triunfo para evitar el desastre

Esto es cierto en buena medida, pero no inevitablemente. La clave para una implantación, actualización, evolución o renovación exitosa es que los procesos funcionen. De no ser así, lo único que hace la automatización es servir el desastre más rápidamente. Los sistemas más sofisticados lo lograrán en un tiempo récord, sumiendo al negocio en el más absoluto caos.

Un sistema informatizado demasiado sofisticado abrumará a una empresa pequeña que no necesite la complejidad que un minorista o un fabricante de equipos originales (OEM) mediano o grande consideraría como mero punto de partida. No es teoría: hace unos años, un pequeño fabricante británico del sector de automocion estaba ejecutando en su planta un sistema de planificación de recursos de empresas (ERP, por sus siglas en inglés) que requería de 120 personas en su departamento informático; solo había 40 empleados en el área de producción. (La historia tiene un final feliz: la empresa se deshizo del ERP que la estaba asfixiando e instaló algo más adecuado para su tamaño, gestionado por ocho personas).

Perfeccione los procesos

Tanto si se trata de un primer paso para un pequeño fabricante como de una actualización para una pyme (pequeña y mediana empresa), o si es una mejora para un proveedor que ha logrado o trata de lograr un nuevo contrato con un fabricante OEM o un gran cliente minorista, lo primero es asegurarse de que los procesos sean correctos. Lo siguiente es evaluar y determinar qué se espera que haga el SGA y cómo lo llevará a cabo.

«Cuanto más avanzado sea el SGA, más valor aporta, ya que dota a los operarios de las herramientas adecuadas para ejecutar su trabajo.»

Pekka Paavilainen.

Una visión clara aporta valor

Los datos recogidos por el SGA durante el periodo en cuestión (un día, una semana, un mes, un trimestre, un año o varios años) están a disposición de todo personal autorizado. Los datos recopilados por métodos manuales están únicamente disponibles en un solo lugar y, con frecuencia, para una sola persona. Una cadena de suministro es tan eficiente, precisa y rápida como se lo permitan los procesos del almacén. Si la entrada de mercancía y materiales no queda debidamente registrada, los niveles de inventario serán un misterio, lo que acarreará interrupciones en el flujo de producción y obligará a reservar más capital para cubrir todos los escenarios posibles «por si acaso».

Un buen SGA permite visibilizar el inventario de la organización en cualquier momento y en cualquier lugar, tanto en los almacenes como en tránsito. Si las existencias no se ubican de manera precisa para encontrarlas y despacharlas rápidamente a producción u operaciones, se producirán retrasos en la producción y se interrumpirán los envíos. Puede que se considere una humilde función, pero unas operaciones eficientes tienen como núcleo central un SGA eficiente.

Todo lo cual explica por qué, antes de la automatización y la modernización, es necesario diseñar adecuadamente los procesos.

El SGA no existe en una burbuja. Coopera con otros sistemas como el ERP, la gestión logística, el sistema de ejecución de fabricación (MES, por sus siglas en inglés) o la gestión de compras e inventario, por ejemplo, e idealmente se integra en ellos.

«Yo diría que el sistema de gestión de almacén es más importante que el ERP para un pequeño negocio, pero, cuando te quitas de encima los montones de papel que se acumulan en un sistema manual, está fomentando la productividad»

Pekka Paavilainen

The right combination

«En el lado de entrada, tiene una visión más precisa de lo que ha recibido. Puede alinearlo con sus pedidos y confirmar con más precisión las entregas en los plazos y las cantidades correctas. Un sistema automatizado le ofrecerá una imagen mejor, más precisa y más actualizada de lo que ha recibido. Sabrá exactamente dónde está cada cosa, sin tener que perder el tiempo buscando una aguja en un pajar; el sistema de gestión de almacén brindará apoyo al MES aportándole una visión en línea, en tiempo real, de lo que está sucediendo en la parte de las operaciones dedicada al almacenamiento».

Al igual que sucede con los demás sistemas automatizados, el mero hecho de enchufar un ordenador no es la panacea. La variedad de sistemas disponibles abarca desde los muy sencillos hasta los verdaderamente complejos. Cuál es el correcto depende del tamaño y la complejidad de las operaciones. No tiene ningún sentido que una pyme adquiera e instale un sistema tan complicado que requiera un departamento de soporte informático en la planta. Debería ser fácil de usar y escalable, de modo que pueda adaptarse a los cambios en necesidades y demandas a medida que el negocio crece sin tener que desmantelarlo y cambiarlo por otro nuevo.

La llegada de la nube y el software como servicio (SaaS, por sus siglas en inglés), que adoptan una modalidad de suscripción sin una elevada inversión de capital, ha logrado poner al alcance incluso de organizaciones bastante pequeñas sistemas de gestión y automatización eficaces.

Pekka concluye: «El sistema de gestión de almacén adecuado liberará capital circulante y favorecerá unas operaciones más ágiles y rentables».