Elegir el sistema de control de stock adecuado para obtener éxito económico

Control del stock: las herramientas tecnológicas determinan el éxito económico

Un almacén es un ente orgánico. Las carretillas, las personas, la mercancía… Es un hormiguero que está mutando continuamente, con entradas y salidas constantes de mercancía. Un jefe de logística debe asegurar un control óptimo y una guía. Esto significa que un sistema invisible es indispensable. Sin los recursos tecnológicos adecuados, sencillamente, esto no se puede conseguir.

Gian Schiava investiga las opciones.

¿Qué es controlar el stock?

Es esta una pregunta sencilla con una respuesta igualmente sencilla? La verdad: no. El control de stock es realmente la búsqueda del equilibrio entre lo que el cliente quiere y lo que quiere el departamento financiero. Después de todo, demasiado stock implica demasiados costes. Por diversas razones entre las que se encuentra el surgimiento del comercio electrónico, el cliente moderno requiere periodos de entrega extremadamente cortos y muchas opciones. ¿No hay stock? ¿Demasiada espera? Navegaremos hasta la próxima tienda electrónica y compraremos el artículo allí.

No hace tanto tiempo el almacén era sencillamente una cuestión de equilibrio, pero esos tiempos han quedado atrás. Un buen control del stock es crucial y contribuye al balance económico. Por eso la actividad forma parte de la infraestructura tecnológica, y por eso las actividades dentro del almacén deben estar en sintonía con la demanda del mercado.

Control total

Así que el dilema es, por tanto, el nivel de servicio en relación con los costes de almacenamiento. Además, la cadena de suministro se convierte en algo más y más complejo. Hay muchos más canales de distribución (multicanales/omnicanales), mientras que las empresas sirven simultáneamente a diferentes tipos de clientes: mayoristas, comerciantes y el consumidor final.

No hace tanto tiempo el almacén era una cuestión de equilibrio, pero esos tiempos han quedado atrás. Un buen control del stock es crucial y contribuye al balance económico.

La necesidad de mantener un control firme sobre el stock sólo puede conseguirse con un buen sistema de gestión de la información. En esencia el jefe de logística tiene dos opciones. Puede optar por un módulo estándar de gestión del stock dentro de su sistema de planificación de recursos (ERP) o bien implementar un programa informático especializado, y asociarlo al sistema informático central. En el último caso, se escoge un sistema de gestión de almacenes (WMS).

El sistema ERP (Enterprise Resource Planning: planificación de recursos empresariales) es simplemente un programa informático con el que las compañías llevan a cabo sus gestiones internas. El ERP a menudo consta de diferentes módulos que gestionan tareas específicas. Obviamente la ventaja es principalmente la integración que existe entre los móduclos y la visión general que proporciona. Todos los sistemas de stock, gestión administrativa y logística están interconectados y cada sistema puede utilizar la información.

Sin embargo, parece que algunos sectores necesitan más herramientas complementarias que otros. Los consultores sostendrán, por ejemplo, que las compañías productivas con previsiones sencillas pueden trabajar bien con un sistema ERP. Los problemas son mínimos si el stock es de un valor relativamente bajo. Sin embargo, el sistema ERP a veces se queda corto para la gestión de stocks complejos. La optimización del stock (reducir el stock y así los costes) a menudo es sólo posible con un sistema de gestión de almacén (WMS). Pero los proveedores de sistemas ERP, obviamente, no se van a quedar de brazos cruzados; ofrecerán módulos mejorados que siempre dificultarán la decisión del jefe de logística entre los sistemas ERP o WMS. Esto siempre se reduce a hacer los deberes: anote lo que necesita y lo que no necesita, y consulte con sus proveedores de ambos sistemas.

¿Es el sistema de gestión de almacenes la panacea?

Así pues, las necesidades se han establecido y el jefe de logística llega a la conclusión de que un completo sistema de gestión de almacén es la opción adecuada. El factor decisivo es a menudo la falta de una visión general en tiempo real o la ausencia de una impresión clara de qué cantidad de artículos se tienen realmente en stock, lo que resulta en una almacén demasiado lleno. Al jefe de logística también le gustaría trazar la funcionalidad a lo largo de la cadena, herramientas de información adecuadas, y posibilidades de expansión en el futuro próximo. En el caso de un almacén (parcialmente) automatizado, también se desea un sistema de control del almacén (WCS) con el que las máquinas pueden controlarse.

Un dilema difícil es si se debe empezar poco a poco o a lo grande. Por supuesto, se pueden ahorrar costes con un sistema barato, pero en poco tiempo será necesaria una actualización rápida. El valor añadido comparado con el módulo ERP es también limitado. Aquí también hay que hacer los deberes y deben calcularse tanto los gastos actuales y como los futuros. Un suplemento al sistema de gestión de almacenes (WMS) debe (al menos parcialmente) ser capaz de pagarse solo reduciendo o limitando la fuerza de trabajo necesaria, aumentando la productividad del personal del almacén y reduciendo los errores en la recolección de pedidos.

La carretilla o recolectora moderna directamente integra dispositivos como cámaras u ofrece posibilidades de almacenaje inteligente para continuar trabajando de una manera organizada.

La cooperación entre ERP y WMS

Con la implementación de un sistema WMS, debe quedar claramente definido cómo va a comunicarse con el sistema ERP. Los roles de cada sistema de información tendrán que estar claramente definidos sobre el papel. Qué se va a registrar en qué sistema, por ejemplo. Aquí se ofrecen algunas posibilidades (fuente: Jeroen van den Berg Consulting) sobre las que reflexionar:

• Grabe todos los datos sólo en un sistema. Éste debe abastecer a los otros.
• Sólo cree lugares de almacenamiento en el sistema WMS. El sistema ERP graba los niveles de stock y no necesita saber dónde están realmente los productos.
• Grabe las correcciones de stock en el sistema de gestión del almacén WMS, nunca en el sistema ERP.
• Grabe los datos particulares de los productos (tales como la descripción del artículo, su color o precio) en el sistema ERP. Estos datos serán comunicados al sistema WMS posteriormente. Los datos particulares de los productos que sólo son relevantes para el sistema de gestión del almacén (tales como las medidas y el peso) pueden ser grabados directamente en el sistema WMS.

Se convertirá la carretilla del almacén en una árbol de Navidad?

Si se implementa el sistema de gestión de la información adecuado, esto tiene efecto también sobre el resto del almacén. Obviamente los empleados tendrán que formarse. Las nuevas herramientas tienen consecuencias y aceleran los procesos de almacenaje, recolección de pedidos y preparación de envíos.

Los métodos de trabajo pueden cambiar completamente. La impresión de listas y la recolección manual mejoran con una terminal de mano o unos auriculares, o en el futuro próximo incluso por un sistema de recolección visual. Los recolectores de pedidos reciben sus pedidos mediante unas gafas con cámara incorporada. Las gafas de recolección visual (pick-by-vision) no se restringirán sólo al momento de la recolección, también pueden utilizarse para comprobar la entrada de mercancía, para dar instrucciones de acciones de valor añadido (logística de valor añadido), o para ofrecer apoyo en los procesos de embalaje y envío.

Los fabricantes de carretillas elevadoras y vehículos de almacén ya están trabajando en aplicaciones con las que las carretillas recolectoras, provistas de tecnología AGV (de transporte sin conductor), pueden ir desde la ubicación de un producto a la de otro.

Estas nuevas técnicas se integrarán cada vez más en las carretillas elevadoras que se utilizan en los procesos de recolección de pedidos. Muchas carretillas circularán cual árboles de Navidad con todo tipo de aparatos y aplicaciones integradas, pero la carretilla o recolectora moderna directamente integra dispositivos como cámaras u ofrece posibilidades de almacenaje inteligente para continuar trabajando de una manera organizada. Los fabricantes de carretillas elevadoras y vehículos de almacén ya están trabajando en aplicaciones con las que las carretillas recolectoras, provistas de tecnología AGV (de transporte sin conductor), pueden ir desde la ubicación de un producto a la de otro. Obviamente la situación deseable es que todo esto se pueda controlar mediante el sistema de gestión del almacén (WMS).

El reto consiste en combinar lo mejor de todos estos desarrollos tecnológicos en una aplicación totalmente integrada. Los sistemas de gestión de la información ERP y WMS podrían converger en una nueva aplicación. Una en la que los operarios, equipados con gafas de recolección visual y auriculares, tienen una visión del almacén enriquecida por tanta información y hablan a los vehículos del almacén. El jefe de logística, desde su posición, sigue las transacciones en tiempo real y vigila sus operaciones con satisfacción.