Esperando lo inesperado

Cómo gestionar el cambio para tener un almacén seguro y eficiente

La seguridad en el almacén y la eficiencia están íntimamente relacionadas, y la mayoría de las empresas aspiran a ambas. Así que, ¿cómo las mejores empresas alcanzan niveles altos de rendimiento cuando el entorno está bajo cambios constantes y a menudo inesperados?

Nos lo cuenta Gay Sutton

Adéntrese en el interior del almacén de un proveedor logístico independiente o, para el caso, en casi cualquier almacén y ¿qué se encuentra? Un entorno bajo evolución continua: cambio continuo. Los gerentes de almacén tienen que ser solucionadores de problemas, saber planificar futuros cambios puede suponer una gran diferencia, mitigar muchos de los problemas a los que se enfrentan, y asegurarse de que las operaciones son tan seguras y eficientes como es posible.

“Los gerentes de almacén tienen que ser solucionadores de problemas, saber planificar futuros cambios puede suponer una gran diferencia, mitigar muchos de los problemas a los que se enfrentan, y asegurarse de que las operaciones son tan seguras y eficientes como es posible.”

En muchos aspectos, un cambio estructural es más fácil de acometer. Renovar un edificio, desmontar las viejas estanterías e instalar nuevas, o introducir un nuevo sistema de recolección de pedidos, puede suponer una oportunidad excelente para rediseñar las instalaciones hacia una mayor eficiencia y seguridad. Con el consejo de especialistas, apoyados por un equipo interno de consejeros se puede crear un espacio altamente eficiente para almacenar y para trabajar, capaz de adaptarse a cambios futuros, y que funcione perfectamente con la actual carga de trabajo, y cumpla los más altos estándares, así como la legislación.

“Sólo tienes que mirar al coste-efectividad de la seguridad para darte cuenta de que van de la mano junto con la eficiencia y el rendimiento”, dice Roger Bibbings de RoSPA. “En momentos de recesión puede parecer contradictorio, pero un plan de negocio en lo referente a la seguridad es más necesario que en otros tiempos más boyantes, porque no tienes las ventas y ni la facturación para sobreponerte a las pérdidas que sufres. Sólo tienes que evitar relativamente pocos accidentes para que las medidas de seguridad se paguen ellas solas varias veces”.

“Sólo tienes que mirar al costeefectividad de la seguridad para darte cuenta de que van de la mano junto con la eficiencia y el rendimiento.”

Roger Bibbings, RoSPA

Cuando se lleven a cabo rediseños generales, sin embargo, Bibbings advierte de que los diseñadores profesionales de almacenes a veces pueden estar un poco alejados de la realidad del entorno de trabajo que están diseñando. Así que si les proporcionamos un pequeño equipo asesor del almacén que incluya un supervisor con experiencia, un representante de seguridad y alguien del equipo de gerencia, el diseñador debería ser capaz de abordar muchos de los asuntos de seguridad y eficiencia de ese entorno de trabajo concreto. “Puede que lleve tiempo —admite Bibbings—, pero los diseñadores recibirán una imagen auténtica de los problemas de la actual disposición, y podrán diseñar una solución que aborde esos problemas en concreto”.

“When undertaking a major redesign, however, Bibbings did warn that professional warehouse designers can be a bit remote from the realities of the work environment they are designing.”

Lo inesperado

Estos cambios a gran escala pueden ser más fáciles de iniciar, diseñar y gestionar que los continuos cambios del día a día que tienen lugar en un almacén moderno. Y estos últimos requieren de un ojo verdaderamente vigilante y de una respuesta rápida si queremos mantener la seguridad y la eficiencia.

“El mundo en el que trabajo es el de la logística a terceros —dice Steve Clark, presidente del grupo minorista y de distribución IOSH—. Nosotros trabajamos con empresas como Amazon y Sainsbury, y gestionamos almacenes para ellos”. Todas las prácticas de seguridad reconocidas para el sector de almacenaje y manipulación de productos se siguen aquí estrictamente. Pero uno de los retos de este tipo de actividad es lo inesperado.

Las grandes empresas que manejan millones de productos inevitablemente enviarán al almacén materiales o productos que son totalmente inesperados, y la sorpresa podría ser que productos familiares en el almacén podrían llegar embalados de manera diferente a la esperada y podrían requerir métodos diferentes de manipulación y almacenaje. O quizás la sorpresa esté en la naturaleza de la mercancía. “Por ejemplo, en un almacén de alimentos, algunas decoraciones para pasteles funcionan como bengalas y podrían ser clasificadas como explosivos”, explicó Clark. “Otros productos alimenticios podrían servirse en aerosoles, un formato que no se ve normalmente en el sector alimentario. Una pila de legislación debe aplicarse en ambos casos, pues representan peligros y riesgos que deben ser gestionados”.

La comunicación importa

Clark se prepara para lo inesperado de dos formas. Primero, cree que es esencial construir una relación próxima y duradera con el cliente. Como parte del proceso de redacción de un contrato de servicios, habrá habido un intercambio de detalles exhaustivo sobre los productos y el almacenaje del stock, para identificar cómo deberá ser manipulada la mercancía, y cómo y dónde debería almacenarse en las instalaciones.

Una comunicación continua y fluida con el cliente es esencial si deben notificarse cambios al almacén y prepararse: examinando los procesos de manipulación y las exigencias de almacenaje, llevando a cabo una valoración de los riesgos, e implementando los controles necesarios, así como la formación necesaria antes de que el primer envío de nuevos productos llegue al almacén

Planificar la contingencia

Incluso el mejor cliente, sin embargo, puede no ser consciente de los peligros y riesgos que un nuevo producto o un cambio en el embalaje puede suponer. Por ejemplo, las bengalas que mencionamos más arriba podrían haberse clasificado en los documentos como decoraciones de pasteles. Para el gerente del almacén, este tipo de fallos pueden ser los más difíciles de detectar y de solucionar con rapidez y seguridad. El enfoque de Clark es asegurarse de que todo el personal del almacén está formado y tiene capacidad para identificar y señalizar los riesgos y problemas de los productos que manejan. “Los empleados a pie de almacén son normalmente los primeros en detectar un peligro mientras en gerencia no tienen idea de él, quizás porque tiene consecuencias completamente inocuas”.

Bibbings refuerza esta visión, y lleva el concepto en otra dirección, enfatizando la importancia de la plantilla a pie de almacén a la hora de iniciar cualquier cambio o mejora en la seguridad y eficiencia del almacén. “Cuando se trata de seguridad, la fuerza de trabajo es una gran mina de información. Considerarlos simplemente como un recurso pasivo que tiene que encajar con el plan que se ha desarrollado es desperdiciar una oportunidad de acceder a conocimientos que, de otra forma, se tendrían que obtener de consultores a los que pagarías cientos o miles de libras”, añade Bibbings.

“Cuando se trata de seguridad, la fuerza de trabajo es una gran mina de información.”

“Así que parte del desafío para una gestión efectiva es conseguir que las personas comuniquen sus preocupaciones y sugerencias de forma positiva”, continuó Bibbings. Y así es exactamente como Clark maneja lo inesperado, esperando y confiando en que su personal señale los problemas inmediatamente.

Detectando cambios

Además de apoyar esta acción directa e inmediata del personal, Clark indica que es importante establecer algún sistema de inspección y auditoría. Y de este modo evitar la acumulación de cambios. “No se puede auditar todo a todas horas, pero un programa de auditoría basado en los riesgos potenciales puede detectar deficiencias que se pueden ir corrigiendo. Y donde las cosas funcionan bien, se deben buscar formas de mejorar”.

“Nada se mantiene estático —dice Bibbings—. A veces pequeños cambios se comportan como ‘patógenos latentes’ como si dijéramos, lo que significa que pueden ir acumulando problemas que no se perciben en el momento, y que desembocarán en un problema más tarde. Así que es cuestión de saber mirar a la suficiente distancia y de tener la suficiente flexibilidad en tu sistema para adaptarte de unas circunstancias a otras”. Clark cree que aportar “un nuevo par de ojos” para observar el almacén de manera regular, a menudo, ofrece luz sobre asuntos que están acumulándose bajo la superficie y que los empleados todavía no han identificado como candidatos a un cambio.

Finalmente, la calidad de la supervisión en todo el almacén es muy importante si queremos que los nuevos procedimientos se implementen con éxito. “No es bueno sólo formar a tus conductores de carretilla y a tus recolectores de pedidos para los cambios —dice Clark—. Es vital asegurarse de que aquellos que van a supervisarlos también están completamente formados para los cambios y que entienden qué gestión del riesgo es necesaria para ese cambio; y esto es algo que desafortunadamente a menudo se pasa por alto”.

Mirar más allá de las paredes del almacén

A menudo se puede aprender mucho de industrias muy diferentes. “Yo soy un gran defensor del aprendizaje entre empresas —concluye Bibbings—, y por suerte hay mucho interés entre la gente por compartir conocimientos e información sobre seguridad. Así que diría que las compañías necesitan compararse las unas con las otras, formar parte de fórums y redes sociales y estar atento a comentarios, para aprender de otros accidentes. Entonces puedes prevenir los problemas antes de que ocurran”.