Licitación

El secreto del éxito en licitación

El proceso de licitación no consiste tan solo en presentar un precio.

Ruari McCallion ha estado hablando con la gente que más sabe de este tema: los concesionarios de Cat® Lift Trucks del Reino Unido, España y Francia.

C uando una empresa revisa o reevalúa la estrategia de gestión de su flota de manipulación de materiales, lleva tiempo llegar a la decisión correcta. Después de todo, una flota supone un gasto considerable y es importante hacer las cosas bien desde el principio y terminar con una flota del tamaño justo: ni demasiado grande, ni demasiado pequeña. Los concesionarios se esfuerzan tanto o más que las operadoras de flotas por cerciorarse de ofrecer el paquete correcto, al precio justo y con el equipo ideal. A veces puede parecer que el proceso lleva demasiado tiempo y hay que prestar demasiada atención a los detalles, pero es mejor tomarse más o menos un mes de tiempo para asegurarse de todo, que terminar con una configuración inadecuada durante años.

“Cuando una empresa revisa o reevalúa la estrategia de gestión de su flota de manipulación de materiales, lleva tiempo llegar a la decisión correcta.”

Distintos enfoques

“Antes de presentar una licitación formal, el equipo de Aprolis analiza el equipamiento existente: marcas, modelos, configuraciones, especificaciones técnicas, etc.”, dijo Elizabeth Niedojadlo, gestora de administración de ventas de Aprolis Loueur et Manutencion, en Francia. “Siempre que nos es posible, intentamos llevar a cabo un estudio de la planta, para poder tener en cuenta las distintas máquinas, cómo se utilizan y las condiciones de funcionamiento”. El equipo analiza los suelos, la antigüedad de los edificios, el tamaño del paso de vehículos y las necesidades de los operarios. En España, Bergé Manutención sigue un proceso casi idéntico, al menos al principio.

“Siempre que nos es posible, intentamos llevar a cabo un estudio de la planta, para poder tener en cuenta las distintas máquinas, cómo se utilizan y las condiciones de funcionamiento.”

“Le preguntamos al cliente qué desea incluir en el contrato de manutención y le pedimos que identifique cualquier incidente o problema que haya podido tener con las carretillas hasta la fecha”, dijo Ana Martínez, gerente de productos de Bergé. También se habla del tamaño y las especificaciones de la flota (si es lo bastante grande y adecuada para las tareas a realizar), y se buscan maneras de mejorar y proporcionar más valor añadido. En el caso de la firma británica Impact Handling, el primer paso suele ser una solicitud de información a la que responde el cliente. Se trata de un documento extenso y detallado en el que se describen los requisitos previstos en cuanto al suministro, la gama de productos y la ubicación de las operaciones.

Documentación

“Rellenamos el formulario del cliente, que normalmente consta de una copia de la contabilidad de la actividad de nuestra empresa durante los tres últimos años, homologaciones de la empresa, una lista de los integrantes del equipo de Impact Handling que participa en la licitación y sus destrezas, los productos a suministrar, una copia en borrador del acuerdo de nivel de servicio (ANS), e información sobre la ubicación de nuestros depósitos de mantenimiento con respecto a las plantas del cliente, capacidad de suministro de repuestos, asistencia con la gestión del contrato y detalles de la financiación y condiciones de leasing del equipo”, dijo Peter Walker, gestor de cuentas principales de Impact Handling. Como se deduce de su respuesta, se trata de un proceso intensivo, y la mayoría de clientes británicos desean un leasing con condiciones flexibles, que tienen sus atributos propios.

El tiempo que se tarda en proporcionar la información inicial al cliente varía. Aprolis dice que cuanta más información se tenga disponible desde el principio, antes estará lista la licitación. Para Bergé, depende de si se trata de un cliente del sector privado o de la administración pública.

Primeros pasos

“Las licitaciones para clientes del sector privado suelen llevar más tiempo que para la administración, donde cada fase está rígidamente definida”, declaró Ana Martínez. Por el contrario, en Francia, las licitaciones del sector público exigen un alto nivel de detalle, y no cumplir con todos los requisitos puede llevar a la exclusión de una empresa. En el caso de Impact Handling, el documento de solicitud de información lo prepara un equipo compuesto por unas cuatro personas, y puede presentarse en tan solo una semana. Se hace una preselección entre todos los posibles proveedores y entonces empieza lo importante.

“Los proveedores seleccionados llevarán a cabo un análisis a fondo de los productos a manipular y las condiciones de la planta”, dijo Walker. Este proceso determinará las horas de funcionamiento y será necesario hablar con el equipo de operarios. A través de conversaciones con la gerencia local quedarán claras sus necesidades y requisitos de seguridad. “Este proceso representa además una oportunidad de asesorar, hablar de las ventajas de cada producto, e investigar la posibilidad de reducir gastos sin afectar a la eficiencia de la planta”. Después cada uno de los proveedores preseleccionados hará su presentación al cliente, lo que proporciona a Impact Handling la oportunidad de exponer claramente su financiación flexible, las ventajas de ciertos productos, su capacidad de soporte y servicio, y la reducción de costes “fuera de contrato” mediante la gestión exclusiva del contrato y la posibilidad del alquiler a corto plazo. “Nuestro objetivo es siempre concentrarnos en la calidad, averiguar qué es lo que el proveedor actual no está proporcionando al cliente, y determinar qué es lo que mejor se adapta a las necesidades de su sector”. En general, la media de tiempo transcurrido desde que se pide la oferta de precios hasta que se adjudica el contrato es de unos seis meses.

“Los proveedores seleccionados llevarán a cabo un análisis a fondo de los productos a manipular y las condiciones de la planta.”

Empresas públicas

Aunque Impact Handling no cuenta con una fuerte presencia en el sector público, donde lo que suele primar es el coste, para Aprolis y Bergé los contratos con la administración pública sí son importantes, y han desarrollado la pericia necesaria para cumplir sus requisitos específicos.

“La comunicación durante la licitación es de carácter formal. Todas las preguntas deben enviarse por correo, y la respuesta se facilita a todas las empresas que se han presentado al concurso público.”

“La comunicación durante la licitación es de carácter formal. Todas las preguntas deben enviarse por correo, y la respuesta se facilita a todas las empresas que se han presentado al concurso público”, dijo Elizabeth Niedojadlo. Bergé resaltó que los concursos públicos pueden ser más transparentes, con la ventaja de conocer de antemano datos estándar, como precio, especificaciones y niveles de servicio. En España, el sector privado tiende a utilizar el leasing más que las agencias públicas, y también piden más prestaciones adicionales. También puede ser más difícil penetrar en la lista de “proveedores oficiales” del Gobierno, puesto que muchas empresas privadas, sobre todo las de mayor tamaño, tienen su sede central en otros países; en Francia esto puede dificultar la inclusión en la lista.

La formación, la clave del éxito

Otras áreas que exigen atención son los requisitos de formación. Si el proveedor suministra carretillas nuevas, será necesario un período de adaptación y familiarización.

“Normalmente en el Reino Unido los clientes proporcionan la formación necesaria a sus operarios”, dijo Walker. “Impact Handling siempre documenta la instalación del equipo, tanto nuevo como de segunda mano. Trabajamos con una empresa de formación de conductores llamada Mentor, que podemos recomendar si un cliente necesita formación acreditada de sus operarios, aunque no es algo que nos pidan con frecuencia”. Aprolis se ha decantado por la neutralidad, al no ser un centro de formación oficial y acreditado. Bergé coincide en que la formación es responsabilidad del cliente, pero está preparada a ayudar.

“Otras áreas que exigen atención son los requisitos de formación. Si el proveedor suministra carretillas nuevas, será necesario un período de adaptación y familiarización.”

“Para nosotros, como proveedores de servicios, la formación en cuestiones que afectan al estado del vehículo es importante”, dijo Ana Martínez. “Por ejemplo, es muy importante que los operarios carguen y cambien las baterías correctamente, puesto que esto afecta directamente a su duración. Y es frecuente que los clientes soliciten formación de operarios para asegurarse de que las carretillas sean manejadas de forma segura y eficaz, para ahorrar energía y reducir los gastos de explotación”. Todos los concesionarios de Cat® Lift Trucks están comprometidos a hacer que sus clientes obtengan el mejor rendimiento posible de su flota, y todo empieza con el proceso de licitación.

“Nuestra medida del éxito en licitaciones es entender al cliente, escucharle cuando nos explica las dificultades que pueda haber experimentado antes, y proponer una solución rentable”, fue la conclusión de Peter Walker. “La mayoría de clientes aprecian los consejos honrados, y están dispuestos a hacer lo posible por aceptar la oferta de un proveedor que haya demostrado entenderlos”.