Menos es más

Disfrute de las ventajas de una mejor gestión de las existencias del almacén

Reducir las existencias puede parecer una medida negativa para sus niveles de servicio, pero puede brindarle resultados mejores de lo que usted cree. Nuestro colaborador habitual Gian Schiava descubre las oportunidades que una adecuada gestión de las existencias pueden generar y cómo se relacionan con el flujo de caja los costes de inventario.

Origen y finalidad del almacén

Demos un paso atrás y reflexionemos sobre los orígenes del almacén. A grandes rasgos, un almacén puede definirse como un (gran) edificio donde se pueden almacenar (temporalmente) materias primas y productos manufacturados antes de su distribución. Ya en las civilizaciones de la antigüedad podemos encontrar pruebas de gente o comunidades que acumulaban y almacenaban los excedentes agrícolas. Los romanos comprendían la necesidad de crear estados intermedios entre la oferta y la demanda, y comenzaron a usar espacios de hasta 21.000 metros cuadrados construidos para ese fin.

La revolución industrial aceleró el proceso de desarrollo y los almacenes evolucionaron, aumentando su especialización. Las carretillas elevadoras y otros vehículos especialmente diseñados para estos espacios multiplicaron la productividad y se convirtieron en la herramienta más empleada después de la Segunda Guerra Mundial. En las últimas décadas, los almacenes se han adaptado a la estandarización, la mecanización y la innovación tecnológica. Hoy día, están empezando a contar incluso con robots para ayudarnos a realizar el envío de los productos. Los niveles de existencias han aumentado y, durante mucho tiempo, disponer de más existencias se ha traducido en una mayor capacidad para atender la demanda y, así, generar beneficios.

La otra cara de la moneda

No obstante, la mejora en la capacidad para despachar los envíos ha implicado un aumento de los costes. Lo que es peor, los recursos financieros de una empresa están ligados a sus existencias, y eso puede tener un impacto negativo sobre su flujo de caja. Y añadido a lo anterior, administrar un almacén cuesta mucho dinero. Antes de hablar de las ventajas de la gestión del inventario, tenemos que analizar los costes asociados al mantenimiento de las existencias.

Hablamos con Jan Kraaijeveld de Slimstock, una empresa con un enfoque global especializada en optimizar las existencias entre productores, minoristas, mayoristas e incluso empresas de logística. Sus clientes han visto cómo su rendimiento mejoraba al tener en existencias los artículos correctos, los costes se han reducido, las entregas urgentes se han eliminado y los procesos del almacén han empezado a funcionar de manera eficiente.

Jan explica que, básicamente, en el mantenimiento del inventario, existen tres categorías de costes. «Primeramente tenemos los costes de capital. Una empresa abona un interés por financiar su actividad. La segunda categoría está mucho más ligada al propio almacén: los costes del espacio. A grandes rasgos, estos son los costes en los que se incurre desde que la mercancía se coloca en las estanterías hasta el momento en que sale del almacén. Pueden calcularse como costes variables o fijos. Veamos primero el enfoque variable. Si la actividad del almacén está subcontratada, el cálculo es muy sencillo: se trata del precio que cobra el proveedor del servicio por cada palé.  Por ejemplo, unos cuantos euros por palé a la semana. Cuando usted gestiona su propio inventario, debe elaborar una lista de todos los gastos: el alquiler del edificio, la depreciación de los equipos de manipulación de materiales y sistemas de estanterías, los gastos de electricidad, los gastos de personal, etc. Asígnelos todos a su inventario».

Jan prosigue: «Muchas empresas que almacenan en sus propias instalaciones consideran los costes de espacio como costes fijos. Al fin y al cabo, el almacén y los empleados ya están ahí, así que un poco más o menos de inventario no importará mucho, ¿verdad? Incorrecto. Este enfoque puede dar lugar a decisiones equivocadas con respecto al inventario. Sus costes deben usarse como factor a la hora de calcular o determinar el tamaño de las compras en lote, por ejemplo. De lo contrario, usted estará siempre pidiendo demasiadas existencias».

La tercera y última categoría son los costes del riesgo, principalmente representados por las existencias obsoletas (desvalorización del inventario), pero que incluyen también los costes de las primas de seguro frente a robo e incendios, por ejemplo.

La mayoría de las ganancias líquidas pueden lograrse reduciendo la cantidad de artículos de gran rotación. Los resultados son más modestos cuando se refieren a artículos de baja rotación, pero el objetivo aquí es evitar acumular existencias nuevas de inventario obsoleto. Es un camino por el que hay que evitar pasar de nuevo.

Los recursos financieros de una empresa están ligados a sus existencias, y eso puede tener un impacto negativo sobre su flujo de caja.

Hora de cosechar resultados

Actualmente, las empresas que desarrollan planes para mejorar sus previsiones, realizar sus pedidos de manera mucho más inteligente, crear una cadena de suministro más fiable, poner en marcha clasificaciones ABC y aplicar una adecuada gestión del ciclo de vida del producto logran reducir sus existencias hasta en un 30 %.

Jan nos ofrece un ejemplo: «Imaginemos una empresa con unas existencias valoradas en 1 millón de euros. De promedio, sus costes de inventario serían de unos 320.000 €. Si redujera el valor de sus existencias a 700.000 €, obtendría un ahorro inmediato de 96.000 € anuales (300.000 € x 32 %). A consecuencia de ese ahorro, desbloquearía 300.000 € de flujo de caja».

Reducir las existencias puede sonar fácil, pero requiere serios esfuerzos y un intenso trabajo. «Para lograrlo, se debe ir paso a paso», explica Jan. «En primer lugar, céntrese en las propias existencias. Deshágase de los artículos obsoletos, por ejemplo, con descuentos especiales, realice un análisis ABC y determine la gama de productos y su cantidad correctamente. El siguiente paso es analizar los datos con que cuenta y asegurarse de que se conviertan en una fuente fiable. Sin unos buenos datos maestros, no podrá avanzar en la dirección adecuada. Una vez logrado esto, pase a establecer los indicadores clave de rendimiento (KPI), las reglas de negocio y los demás parámetros. Como imagina, es importante llevar a cabo cada uno de estos antes de poder pasar al siguiente. Ahora ya podemos determinar los niveles de existencias mínimos correctos y las cantidades a pedir precisas y, de pronto, nos encontramos efectuando una adecuada gestión del inventario».

El último paso es salir ahí fuera y reunirse con el resto de participantes de su cadena de suministro. La consecución de acuerdos firmes y una cooperación a nivel estructural con clientes y proveedores serán imprescindibles si desea mantener ese inventario racionalizado pero eficaz.

A partir de ahora, librará una lucha constante por encontrar o conservar el equilibro correcto entre el mantenimiento de existencias y la provisión del nivel de servicio deseado a los clientes, asegurando al mismo tiempo unos costes reducidos con el fin de disponer de flujo de caja adicional para otras oportunidades de inversión.