Trabajar con números

¿Cómo de eficaz es el uso de datos? Según un estudio reciente, las empresas podrían mejorar bastante y, de paso, ahorrarse mucho dinero.

Ruari McCallion hace números.

La expresión “lo que no se mide no se puede gestionar” es tan conocida que casi parece un cliché, pero no por ello es menos cierta. La materia prima a medir son los datos, y existen tantas formas distintas de recogerlos que apenas se escapa un solo byte sin capturarlo en algún momento y en algún lugar.

La cuestión es ésta: ¿qué hacen las empresas con la información una vez que la tienen? Al parecer, no todo lo que podrían o deberían hacer. Según un informe reciente, empresas de toda Europa podrían estar perdiendo miles de millones de euros por causa de la incorrección de los datos en su poder. El informe, elaborado por GS1 y la Escuela de Administración de Empresas de Cranfi eld, encontró una disonancia del 80% entre los datos de los minoristas del Reino Unido y los de sus proveedores. Esta cifra tiene un impacto extraordinario, sobre todo si se tiene en cuenta el alcance de las inversiones efectuadas en sistemas empresariales, y aún más en el contexto de una cultura creciente de “gestión ajustada”, Six Sigma y otros sistemas de garantía de calidad.

Según un informe reciente, empresas de toda Europa podrían estar perdiendo miles de millones de euros por causa de la incorrección de los datos en su poder.

«Como demostramos en el estudio, la cuestión de la exactitud de los datos es un problema constante para las empresas», según el profesor Alan Braithwaite, miembro de LCP Consulting y uno de los autores del informe. «Su coste se calcula en 240 millones de euros al año, pero creemos que podría ser de hasta 1.200 millones de euros». Los sistemas que no están optimizados pueden afectar a la disponibilidad del producto en las estanterías, y el coste de oportunidad puede afectar a los márgenes de benefi cios. Y, a su vez, el coste de solucionar estas defi ciencias supone un gasto adicional. ¿Cómo es posible que siga dándose esta situación, teniendo en cuenta la gran difusión de la “cultura ajustada” y la inversión en TI?

«La gestión ajustada no se ha extendido a los almacenes», añade. «Las consecuencias de la inexactitud de los datos se dejan notar en los almacenes, y cuando la situación toca fondo, resulta imposible de gestionar». Por desgracia, aunque el gerente del almacén se pase todo el tiempo solucionando los problemas, es posible que no tenga mucha infl uencia sobre la empresa en su conjunto. No cabe duda de que la tecnología en la que han invertido las empresas durante aproximadamente los últimos 10 años las ha transformado, pero parte del problema puede ser precisamente dónde se ha obrado dicha transformación.may be part of the problem.

¿Por qué no utilizar la ERP?

«Con los sistemas ERP (planifi cación de recursos empresariales), por ejemplo, lo que más interesa a las empresas es la optimización de las finanzas y las compras», según Martin Elliott, director de Savoye UK, una empresa dedicada a la integración de almacenes que ha trabajado con compañías del calibre de Chanel, Amazon, Britvic y Next. «En lo que más hincapié se hace es en que las facturas y el IVA sean correctos, mientras que los almacenes y la distribución son los últimos de la cola. ¿Cuántas empresas tienen planes de negocios a cinco años, y, de esos, cuántos tienen en cuenta los almacenes y la distribución?». A decir verdad, dice que las grandes empresas con grandes benefi cios invierten considerablemente en sus almacenes y sistemas de distribución, pero la situación podría mejorarse mucho. «Los sistemas eficaces de gestiónde datos permiten a una empresa saber exactamente cuántas SKU (unidades de mantenimiento de stock) tiene, y cuántas de cada clase», explica.

Y eso es algo que cabe esperar, pero se debe ir más allá en pos de la eficacia. Por ejemplo, ¿aprovechan el espacio al máximo?, ¿los paquetes son del tamaño óptimo?, ¿cuál es la mejor manera de disponerlos en las furgonetas?, etc. Para reducir el número de vehículos, los viajes, la cantidad de cartón utilizada y para llenar los huecos hacen falta datos correctos y precisos». Es posible que los sistemas no se estén utilizando correctamente, y las soluciones ya implantadas a menudo son “anticuadas”.

«Los sistemas eficaces de gestión de datos permiten a una empresa saber exactamente cuántas SKU (unidades de mantenimiento de stock) tiene, y cuántas de cada clase»

«En muchos almacenes y centros de distribución, el problema se intenta solucionar a fuerza de mano de obra», declara Elliott. «Eso representa un coste adicional y la eficacia disminuye muchísimo. La tecnología está ahí, el problema es cómo se utiliza, cómo se pasa al siguiente nivel desde un sistema manual con papel. La formación, la revisión y el mantenimiento son áreas clave, y necesitan trabajar más estrechamente». Tony Leach, director general de rutas críticas de la empresa especialista en logística SBS Worldwide, tiene una perspectiva distinta, pero reconoce el alcance del problema.

La complejidad de la cadena de suministro

«Las empresas tienden a concentrarse mucho en el cliente, y entienden sus operaciones más inmediatas», dice. Sin embargo, a medida que cada vez más empresas se abastecen en el extranjero y la cadena de suministro se va convirtiendo en una actividad compleja y global, parte de la solución ha sido la contratación de proveedores de servicios externos de logística; pero éstos deben trabajar con los mismos datos. «Por lo general, los datos son bastante exactos, pero no se aplican correctamente. Para SBS los datos se capturan en origen al presentar el pedido de compra, y se reutilizan en todas las fases de la cadena de suministro, sea en la gestión de proveedores, servicios de transporte de mercancías, control de inventarios, servicios de valor añadido o entrega final». Aunque SBS procura constantemente impulsar la eficacia y mejorar la integridad de los datos, no puede hacerlo todo ella sola.
La recomendación de Leach es «consultar con el resto de la cadena de suministro y revisar los sistemas para conectar los eslabones de la cadena y hacer un uso óptimo de los datos disponibles». Los eslabones desconectados o ineficaces tienen consecuencias negativas para el negocio. «Al igual que sucede con cualquier red, las transferencias y las transiciones son los puntos más débiles de la cadena de suministro. La mercancía, la información y los fondos pueden reducirse considerablemente, o incluso perderse del todo, en los puntos de transferencia entre proveedores de servicios». Una de las soluciones de SBS ha sido la aplicación de un programa de software a medida, eDC, que utiliza la gestión de datos para reducir costes y plazos de entrega para editoriales de libros.

“As in any network, transition handovers are the weakest points of a supply chain. Goods, information, and funds can all be greatly reduced or lost entirely, at hand-off points between service providers.”

Control eficaz de flotas

En Francia, Aprolis, concesionario de carretillas elevadoras Cat, ha implantado un nuevo sistema de gestión de datos para mejorar el control de su flota, algo con una importancia cada vez más crítica cuando se tiene en cuenta que el cliente exige una mayor flexibilidad y se experimentado un aumento en los alquileres a corto plazo. Esto ha permitido a Aprolis desarrollar un sistema de elaboración de informes sobre su flota estandarizado, pero que, al mismo tiempo, permite tener en cuenta los datos y los formatos de los informes de cada cliente concreto.

El sistema incorpora la CRM (gestión de relaciones con los clientes) y la MMS (gestión de mantenimiento). La tercera fase es un sistema de gestión con diversas funciones. Se ocupa de la actividad de los alquileres a corto plazo, lo que incluye la planificación del equipo de alquiler, la gestión y el proceso de registros de alquiler, la preparación de máquinas, el transporte, y la gestión de precios. También se encarga de la gestión de la flota a largo plazo, incluidos los contratos de financiación por parte del cliente o arrendador externo, los contratos de mantenimiento, el control de la flota y las herramientas asociadas de elaboración de informes internos. Los clientes de Aprolis proceden principalmente de los mercados de la industria, la logística y la distribución. La empresa consolida resúmenes y extractos, supervisa los contratos y los contadores de horas, supervisa la facturación desde el punto de vista económico y realiza análisis de rendimiento. Obviamente, la exactitud de los datos es fundamental, tanto para gestionar la flota eficazmente como para identificar y aprovechar las oportunidades que surjan.

Aprolis, concesionario de carretillas elevadoras Cat, ha implantado un nuevo sistema de gestión de datos para mejorar el control de su flota, algo con una importancia cada vez más crítica cuando se tiene en cuenta que el cliente exige una mayor flexibilidad y se experimentado un aumento en los alquileres a corto plazo.

«Surgieron varios problemas a la hora de procurar la exactitud de los datos», explica Emmanuel Dartis, quien identifica tres categorías. «La primera es la consolidación de datos procedentes de distintos sistemas informáticos, que pueden variar. La segunda es el compartir todos los datos, o parte de ellos, con socios que pueden utilizar sistemas distintos. La tercera es el esfuerzo continuo que debe hacerse para mantener la máxima exactitud de los datos en cada sistema, y para automatizar los procesos de carga de los datos disponibles en herramientas totalmente dinámicas de elaboración de informes». Aprolis reunió a todas sus divisiones (ventas, finanzas y servicios) con la división de TI para identificar, organizar, crear o actualizar, y validar los datos necesarios para la supervisión operacional. También se incluyó a los socios, y cada división de Aprolis ha nombrado a un responsable de la exactitud de datos, cuya función es la de mantener el nivel de exactitud en el sistema informático.

No todo puede solucionarse con software, pero lo que está claro es que se pueden obtener grandes ahorros mediante la recopilación, gestión y uso de los datos correctos, sobre todo en la gestión de almacenes y logística.