Adaptarse al cambio

Haga de la flexibilidad la principal característica de sus operaciones en el almacén

El cambio es bueno. Numerosos consultores de administración de empresas repiten este mantra en sus clases y la mayoría de profesionales de los negocios probablemente estarían de acuerdo con él. En el mundo real, sin embargo, las personas son reacias a enfrentarse a novedades; especialmente, si son negativas e inesperadas. ¿Cómo pueden los profesionales de la manipulación de materiales abordar estos cambios repentinos sin tener que comprometer el rendimiento? Este artículo de Gian Schiava explorará cómo reaccionar ante esta situación, pero ya le adelantamos que puede reducir considerablemente las consecuencias negativas si sus actuales operaciones destacan por su capacidad de adaptación.

Una crisis puede ser el resultado de numerosas circunstancias externas que escapen a su control. Podría deberse a eventos de escala macro como guerras o cambios en el equilibrio de poderes económicos, el cambio climático, la escasez de recursos o el desarrollo tecnológico imparable. Hoy en día tenemos incluso que considerar la seguridad de nuestros sistemas informáticos ante la creciente proliferación de los ciberataques. Después de todo, las cadenas de suministro de la logística moderna están conformadas por numerosas empresas conectadas entre sí para garantizar la sincronía entre producción y entregas.

Los cambios también pueden ser el resultado de decisiones a escala micro. La empresa pasa a ser propiedad de un nuevo accionista, la demanda crece drásticamente debido a un factor inesperado o su proveedor se declara en bancarrota. Por desgracia, la lista de acontecimientos que escapan a nuestro control es interminable.

Cuando tal acontecimiento se produce, la empresa debe adoptar todas las medidas posibles para limitar las consecuencias financieras, operativas o incluso de reputación. Según la consultora de administración de empresas PwC, para gestionar bien una crisis, ya se trate de una pandemia o de un crack financiero, debe llevar a cabo ocho acciones:

1. Asuma el liderazgo con firmeza

Este es el momento en que la dirección de la empresa debe tomar el control y demostrar capacidad de liderazgo. A menudo, se crea un gabinete de crisis, que deberá gestionar de manera transparente las expectativas de los empleados. Todas las decisiones deben quedar debidamente documentadas para referencia futura.

2. Sepa dónde están sus empleados

Sea cual sea el tipo de crisis, este paso ayuda a decidir si es necesario cancelar las vacaciones o si hay que contratar más personal. Revise los planes de viaje. Determine una política para la práctica del teletrabajo y qué hacer con las sesiones de formación ya reservadas.

3. Revise los actuales planes de contingencias

Toda empresa bien gestionada debe tener un plan de contingencias, pero una crisis real puede ponerlo a prueba. Probablemente deba adaptar el plan genérico a los retos específicos a los que se enfrenta.

4. Evalúe la cadena de suministro

Una visión clara de su cadena de suministro le ayudará a descubrir posibles vulnerabilidades. Empiece por los productos más críticos y busque más allá de los actuales proveedores. Por ejemplo, si sus productos proceden de un país que se ha quedado aislado, ¿con qué rapidez podría encontrar una alternativa?

5. Identifique los posibles cuellos de botella

Defina sus procesos o servicios críticos. ¿Qué puede hacer para mantenerlos en funcionamiento?

6. Asegure una buena comunicación

Este paso se define, con frecuencia, como el más importante. La desinformación y la confusión suelen proliferar en tiempos de crisis. Los empleados esperan claridad de su directiva, especialmente en lo que se refiere a la seguridad de sus empleos.

7. Realice un análisis de escenarios

Quizá suene a consejo típico de consultor, pero puede ser muy revelador describir los mejores y los peores escenarios y determinar si su empresa esté diseñada para ellos. Pídale a su equipo de finanzas que simule los resultados financieros.

8. No pierda de vista otros riesgos

Cualquier crisis vuelve vulnerables a las organizaciones cuando dedican todos sus recursos a lidiar con la situación. Pero la actividad normal debe continuar. Para que la empresa sobreviva, se deben seguir recibiendo productos, recogiendo pedidos, realizando envíos y llevando a cabo la facturación. Perder el norte en estas circunstancias podría ser desastroso.

Gestionar bien una crisis es una de las tareas más difíciles de sacar adelante con éxito, pero también representa una reacción ante un evento inesperado. La mejor protección posible para cualquier actividad de manipulación de materiales es aumentar la flexibilidad para abordar mejor las crisis futuras. Son varios los aspectos sobre los que podemos intervenir:

El personal

Reunir el grupo adecuado de empleados puede acarrear algunas dificultades si desea poder aumentar o reducir sus operaciones con rapidez. En muchos países europeos observamos un envejecimiento de la población, y numerosos jóvenes profesionales no desean desarrollar una carrera en el mundo del almacén. Sin embargo, usted solo puede alcanzar sus metas si establece una capa flexible en torno a los empleados fijos.

Para mantener la satisfacción de su personal, asegúrese de incentivarles adecuadamente y ofrecer iguales oportunidades de formación y desarrollo. Al fin y al cabo, cuando necesite contratarles de nuevo, le interesará que hayan tenido una experiencia positiva. La formación también debería contribuir a disponer de trabajadores con múltiples aptitudes que puedan servir para distintos trabajos. Por ejemplo, no limite nunca la asistencia a la formación en el manejo de carretillas retráctiles por ahorrar gastos. Al contrario, ofrézcala a todas las personas que poseen las habilidades adecuadas.

Finalmente, mantenga siempre una buena relación con las empresas de selección de personal. Programe reuniones periódicas para pronosticar la carga de trabajo y las necesidades en cuanto a mano de obra. Establecer esta relación también le brindará una mejor asistencia cuando deba dar de baja a empleados y buscar los sustitutos adecuados.

Sistemas y equipos para el almacén

Hoy día, gestionar una flota de equipos para la manipulación de materiales implica, a menudo, contratos de alquiler a largo plazo. Sin embargo, los cambios inesperados le obligan a trabajar con proveedores de carretillas elevadoras que puedan adaptarse a una reducción o ampliación repentina de la flota. Su proveedor debe estar dispuesto a llevarse unidades de su flota rápidamente y sin consecuencias financieras notables para la empresa. Mantener reuniones semanales o mensuales y valorar el flujo de materiales esperado puede ser una buena idea para establecer una colaboración eficaz. Estos acuerdos, si se quiere que sean eficaces, deben formalizarse antes de que sobrevenga una crisis.

Aunque puede ser relativamente fácil incorporar o retirar una carretilla elevadora, sus sistemas de almacenamiento y transporte suelen ser activos fijos. Hoy en día, incluso los sistemas automatizados ofrecen un mayor grado de flexibilidad. Por ejemplo, los tradicionales sistemas de minicarga operados con grúas están siendo reemplazados por estanterías con lanzaderas. Dependiendo del flujo de trabajo, se pueden añadir o eliminar lanzaderas como si fueran carretillas elevadoras.

Organización

También es posible aumentar la flexibilidad revisando las actuales operaciones logísticas o de almacenaje. Quizá desee considerar la externalización de parte de su almacenaje para evitar la construcción de otro costoso almacén. Alquile espacio adicional durante la temporada alta, o deje que un proveedor de servicios logísticos se encargue de la recogida que requiera más mano de obra mientras usted almacena solo la mercancía de baja rotación. En términos globales, los costes pueden ser mayores, pero dispondrá de mejores opciones para reducir fácilmente su actividad cuando se presente una crisis.

Considerando los eslabones previos dentro de la cadena de suministro, quizá pueda establecer acuerdos con sus proveedores para que guarden el inventario. Este modelo de negocio, conocido como inventario gestionado por el proveedor (VMI, por sus siglas en inglés), funciona especialmente bien cuando necesita una gran cantidad de consumibles o mercancía de alta rotación, pero no quiere las complicaciones que conlleva su almacenaje.