Planear el mantenimiento para optimizar costes y tiempo de actividad

Más vale prevenir que curar

Es posible tomar un increíble número de medidas para mejorar la eficiencia de una flota de carretillas elevadoras. Las metas últimas suelen ser la maximización del tiempo de funcionamiento y la reducción de los costes: de ahí el constante juego de malabares entre estas contradicciones.

En aras de la claridad, hemos decidido distinguir entre las medidas tomadas por la propia empresa y las tomadas por un servicio externo de gestión de flota, este último a menudo ofrecido por el proveedor de las carretillas.

Las tareas del hogar

Veamos primero lo que puede hacer habitualmente el propio jefe de almacén (o el jefe de todos los vehículos de las instalaciones). Puesto que muchos contratos de gestión de flotas cubren la lista siguiente, nos concentraremos aquí en empresas que sean propietarias al menos parcialmente de sus carretillas elevadoras o las adquieran al término de un periodo de leasing. Los jefes deben asegurarse de proteger la mercancía, pero al mismo tiempo son también responsables de la actividad del almacén en su conjunto.

Aparte de ser los gestores de la flota, también actúan como jefes de RR. HH., formadores, diseñadores de los flujos del almacén, especialistas en almacenaje y personas de contacto en caso de problemas informáticos, por nombrar algunas de sus muchas funciones. En última instancia, son los responsables del rendimiento del almacén y del control de los presupuestos, sin mencionar los innumerables informes a sus superiores e interminables reuniones. Ello les deja escaso tiempo para cuidar de la flota de carretillas elevadoras, pero estas son algunas de las opciones inmediatas:

All vehicles age, and it is no different for lift trucks. To help avoid costly repairs and damaged loads, it is important to carry out daily or pre-shift inspections.

Condiciones del lugar de trabajo

Naturalmente, el almacén o las instalaciones donde los vehículos operan necesitan estar organizados y en buenas condiciones. Por ejemplo, el mal estado del suelo es una de las principales causas de gastos por daños evitables. Circular sobre restos de madera, envoltorios de plástico, cordeles y flejado puede causar desperfectos en el radiador o el eje y, de ser arrastrados estos restos hasta el compartimento del motor, destruir el sistema de refrigeración con la consiguiente posibilidad de avería del motor o incluso incendio.

Formación del conductor

En segundo lugar, los conductores necesitan recibir formación. Es importante enseñarles que velocidad no es igual a productividad. Deben ser entrenados en materia de inspecciones previas, técnicas de manipulación de carga, repostaje, carga de baterías y mucho más. Y, sin duda, no debería quedarse todo en una formación inicial, ya que los conductores de carretillas necesitan refrescar sus conocimientos con sesiones de repaso de vez en cuando. Al hacerlo, se puede reducir al mínimo el abuso de la carretilla.

Procedimientos de seguridad y supervisión

eureka ha sido siempre un paladín de las prácticas laborales seguras. Hemos publicado numerosos artículos que demuestran cómo el establecimiento de los procedimientos adecuados no solo protege a las personas o las mercancías: contribuye además a que se produzcan menos daños inesperados. También es posible hacer uso de dispositivos de seguridad tangibles como sistemas de reducción de velocidad, señales de advertencia o señalización viaria.

Inspecciones regulares

Todos los vehículos envejecen, y las carretillas elevadoras no son una excepción. Para contribuir a evitar costosas reparaciones y cargamentos dañados, es importante llevar a cabo inspecciones diarias, o antes de cada turno. Las zonas que requieren mayor atención son las horquillas, el mástil, las cadenas y los cilindros de inclinación. La mayor parte de proveedores pueden proporcionar unas listas de comprobación exhaustivas.

Gestión de las baterías

Hoy día, la variedad de carretillas elevadoras existente en una flota tiende a estar predominantemente alimentada por baterías. Si la flota es lo bastante grande, la carga de baterías requiere de una sala propia. En números anteriores de eureka hemos explicado cómo deben equiparse estas «guarderías» y cómo una adecuada gestión de las baterías puede prolongar su vida útil.

Mantenimiento por la propia empresa (y disponibilidad de repuestos)

Las grandes empresas que disponen de numerosos vehículos (no solo para la manipulación de materiales) pueden decidir emplear mecánicos para su mantenimiento regular. Una de las ventajas es que los mecánicos tienden a conocer muy bien las máquinas y contribuyen a tomar decisiones respecto a los repuestos, evitando de este modo una situación en la que los costes de reparación se disparen. La principal dificultad se centra en mantener el nivel adecuado de repuestos en stock y controlar estos costes, considerando que la mayor parte de proveedores tiende a cobrar más por entregas de emergencia de última hora.

En general, la mayoría de estas medidas no son desarrolladas como una actividad global de mantenimiento o gestión de la flota. Por supuesto, todas ellas contribuyen a reducir algunos de los costes de mantenimiento inesperados. Algunas empresas incluso son destacadas expertas en resolver los hechos imprevistos: básicamente manteniendo el tiempo de actividad a toda costa. Pero, ¿no habíamos mencionado anteriormente que los jefes de almacén o gestores de flota necesitan por igual el máximo tiempo de actividad y los mínimos costes? Además, sin un enfoque integral y una visión general es casi imposible comprender de antemano cuáles van a ser los costes de la flota: y eso es lo que cualquier jefe desearía saber.

¿Qué aportan al tablero los profesionales?

Ya hemos visto lo que las empresas pueden hacer por sí mismas para mantener unos costes reducidos… ¡y es bastante! Nuestra lista no pretende ser ni mucho menos exhaustiva, puesto que existen muchas más posibilidades. Sin embargo, superar lo que un proveedor profesional de carretillas es capaz de aportar supone siempre una batalla perdida. Echemos un vistazo a unos cuantos ejemplos.

Mantenimiento preventivo

El jefe de almacén puede esperar un plan personalizado de servicios programados de mantenimiento in situ, incluyendo la comprobación del lubricante y el nivel de líquido, así como inspecciones regulares de los equipos: todo a un coste predeterminado. Las operaciones se someterán a evaluación y los proveedores tendrán en cuenta cuántas horas funcionan las carretillas, el tipo de entornos sobre los que circulan y una serie de factores adicionales.

Todos los vehículos envejecen, incluso las carretillas elevadoras. Para evitar reparaciones costosas y daños en la carga es importante realizar inspecciones diarias o incluso antes de cada turno.

Mantenimiento y reparación integrales

El mantenimiento preventivo puede extenderse hacia un plan más exhaustivo de apoyo al mantenimiento y la reparación. En la mayor parte de casos, ello implica que todas las reparaciones que se determinen quedan cubiertas por una tarifa mensual única, lo que libera a los gestores de flota de la tarea de ir en busca de los datos para sus informes mensuales.

Captura y análisis de datos

A menudo, se hace empleo de software avanzado para ver lo que está sucediendo. Este software puede incluir registro de datos sobre los movimientos de las carretillas, tiempos de carga registrados, tiempo de actividad, datos de repostaje y mucho más. Un análisis apropiado brinda al gestor de flota datos útiles para mejorar su explotación.

Análisis de la flota: retener, retirar, reemplazar y reubicar

La solución idónea es posiblemente aquella en la que el mantenimiento preventivo se convierte en parte de un proceso completo de financiación y gestión de una flota. El jefe de almacén recibe informes mensuales sobre los costes de mantenimiento y reparación, así como recomendaciones relativas al tamaño y variedad de la flota e información sobre seguridad y daños. Cuando es necesario, se proporciona formación para mejorar el comportamiento de los conductores de las carretillas.

En la práctica, la externalización de la gestión de la flota permite al jefe de almacén tener un mejor control sobre sus costes mientras se libera de un tiempo que puede emplear para otras tareas de gestión. De este modo, encontrar el equilibrio entre costes y tiempo de actividad deja de parecer incompatible.