Planeando los movimientos de la flota para ahorrar dinero

Optimizando la cuenta de resultados

Con la confianza en los negocios diluyéndose rápidamente, muchas empresas están buscando reducir los costes considerablemente, pero ¿cómo pueden las operaciones con carretillas proporcionar ahorros eficientemente?

Gay Sutton separa las iniciativas buenas de las malas, aquellas que pueden comprometer a las compañías a largo plazo, de las que pueden ingresar dinero en el banco.

La confianza es algo efímero ¿no es así? Hace sólo unos meses, los índices de gestión del sector minorista y manufacturero de toda Europa reflejaban un crecimiento de la confianza: pedidos boyantes y aumento de la producción en los sectores manufacturero, minorista y de servicios. Hoy, la recuperación global está estancada. Europa ha retrocedido en una contracción económica por primera vez en más de dos años, y las previsiones no son buenas.

“Los indicadores de previsión, una aceleración de la caída en la creación de nuevas empresas y la pérdida de confianza en el sector servicios para el próximo año, acrecientan el riesgo de una mayor contracción en los meses venideros”, nos cuenta Chris Williamson, economista jefe en Markit, proveedor de servicios de información financiera global.

Así que cuando la compañía busca recortar costes y sus ojos miran hacia las operaciones con carretillas elevadoras, ¿dónde puede estar el ahorro en los costes sin poner en peligro la seguridad ni la efectividad?

“Los indicadores de previsión, una aceleración de la caída en la creación de nuevas empresas y la pérdida de confianza en el sector servicios para el próximo año, acrecientan el riesgo de una mayor contracción en los meses venideros.”

Tom Broeder, jefe de ventas de Crepa en los Países Bajos, cree que muchas compañías podrían obtener una ahorro entre el 10% y el 15% sencillamente coordinando los trayectos de carga y descarga de las carretillas. “A menudo vemos conductores que solapan sus trabajos con los de otros conductores, con prisas para cumplir las exigencias del equipo de ventas —explica—.

Sin embargo, si cada vez que un pedido se está completando en el muelle para salir, el conductor puede recoger mercancías que han entrado y hacer el viaje de vuelta al almacén cargado, el número de viajes necesarios cada día ser reduciría”. No sólo estaríamos ahorrando en combustible, sino que incluso puede reducir la cantidad de carretillas elevadoras y conductores que necesitamos para gestionar la zona de entrada y salida de mercancías.

Este proceso puede ir un paso más allá si coordinamos las entradas y salidas de mercancía para eliminar los picos de actividad. “Una compañía que tiene 10 carretillas para poder hacer frente a los picos de actividad, puede que realmente sólo necesite 7 el resto del tiempo. Si los picos pueden suavizarse con una mejor planificación de las compras y las ventas la compañía podría reducir permanentemente su fl ota en 2 o 3 carretillas, y reducir así también las horas de trabajo”.

Este tipo de sistema tiene tres requisitos principales para funcionar bien. En primer lugar, tanto las mercancías entrantes como las salientes deben tener un tiempo de espera más amplio desde la llegada del pedido (entrante o saliente) hasta su manipulación para facilitar al almacén la coordinación del movimiento de ambos, y suavizar los máximos y mínimos de actividad. En segundo lugar, será necesario un almacén regulador más grande en el lugar de recogida y entrega de mercancías de manera que los pedidos pueden almacenarse temporalmente hasta su manipulación fi nal. Y por último, es necesario algún tipo de formulario sistematizado para la organización. Para las empresas más pequeñas, una hoja de Excel puede ser sufi ciente; pero un buen software de gestión de almacenes (del tipo WMS) puede ofrecernos la combinación más efi ciente de los movimientos de entrada y salida del almacén de las carretillas, basados en información directa y priorización por parte de los departamentos de ventas y operaciones.

El principal obstáculo para esta coordinación, según Broeder, es cultural. El almacén a menudo es visto como un gasto, y tanto los departamentos de ventas como de operaciones están acostumbrados a recibir un servicio instantáneo. Por lo tanto, es importante para el bien de la compañía examinar los efectos en las ventas, el almacén y las operaciones para coordinar estos tres frentes. Así que debería desarrollarse una nueva estrategia de compras y ventas planificada que equilibre los momentos de entrada y salida de mercancías para obtener los mejores resultados. En última instancia, la eficiencia en el almacén puede construirse basada en la relación con los clientes y proveedores.

“El almacén a menudo es visto como un gasto, y tanto los departamentos de ventas como de operaciones están acostumbrados a recibir un servicio instantáneo. Por lo tanto, es importante para el bien de la compañía examinar los efectos en las ventas, el almacén y las operaciones para coordinar estos tres frentes.”

Por supuesto, cambiar las condiciones de trabajo con nuestros clientes es algo que a muchos departamentos de ventas no les hará gracia. Pero en muchos casos es posible negociar un plazo de entrega mayor, particularmente cuando va acompañado por un pequeño descuento que será posible gracias al ahorro que genera la nueva gestión. “Sin embargo, en algunos mercados es imposible pedir a los clientes que esperen porque el tiempo es oro. Pero si no se lo propones al cliente, nunca sabrás si aceptará”, señala Broeder.

Broeder nos hizo otra sugerencia interesante. “A menudo vemos almacenes diseñados para acoger el máximo número de palés posible, dando lugar a pasillos demasiado estrechos. Si un conductor de carretillas no puede maniobrar fácilmente, se producirán daños en la carretilla, las estanterías o la mercancía. Esto genera costes en tiempo y dinero, a la vez que compromete la seguridad —dijo Broeder—. En nuestra opinión es mejor perder algunos huecos de almacenaje y crear pasillos lo suficientemente anchos para que se pueda maniobrar más fácilmente, más rápidamente y con mayor seguridad”.

Broeder nos hizo otra sugerencia interesante. “A menudo vemos almacenes diseñados para acoger el máximo número de palés posible, dando lugar a pasillos demasiado estrechos. Si un conductor de carretillas no puede maniobrar fácilmente, se producirán daños en la carretilla, las estanterías o la mercancía. Esto genera costes en tiempo y dinero, a la vez que compromete la seguridad —dijo Broeder—. En nuestra opinión es mejor perder algunos huecos de almacenaje y crear pasillos lo suficientemente anchos para que se pueda maniobrar más fácilmente, más rápidamente y con mayor seguridad”.

Para David Ellison de la British Forklift Truck Association, cuanto más tiempo ha estado una flota de carretillas trabajando, más cambios se han producido en el modo de operar en la compañía, y en detrimento de la eficiencia y efectividad de la flota. “Lo mejor que usted puede hacer es concertar una cita con un profesional que compruebe o audite la actividad de sus carretillas. Puede que encuentre modos de ahorrar, o puede que necesite usted gastar algo de dinero”, en cualquier caso, entonces se encontrará usted en disposición de enfrentarse a las cifras para invertir en ganancias derivadas de la efectividad.

“In our opinion, it is better to lose some pallet places and create aisles wide enough for the operator to manoeuvre more easily, quickly and safely.”

Reducir los costes, en muchos casos es un problema de implementar prácticas de funcionamiento efi cientes y una buena gestión del almacén. “Podría usted aminorar los tiempos y las distancias reduciendo el número de etapas en una operación o reubicando áreas como las de entrada y salida de mercancías”, continua Ellison. Esto se extiende a la reducción de peligros y obstáculos. Conducir entre palés rotos o desperdicios aumenta el tiempo empleado en los trayectos y consume energía, al tiempo que aumenta el riesgo de otros accidentes más serios que también provocarían retrasos.

La reducción de costes es también un asunto de prevención. Iniciativas muy tentadoras pueden generar problemas serios y caros a largo plazo. Las comprobaciones previas al comienzo de cada turno, que el operario debe hacer en su carretilla, están diseñadas para identificar fallos y problemas y no deberían obviarse. “Si un escape de aceite hidráulico, un neumático dañado o un problema con la horquilla se detecta al principio del día puede ser enmendado rápidamente —dice Ellison—. Si la carretilla cargada se estropea con el mástil elevado mientras manipulaba mercancías, entonces tiene usted un problema”.

La formación es clave para una conducción segura y eficiente de las carretillas. Cualquier intento de reducir la formación inicial de un conductor, en la familiarización con los diferentes tipos de vehículo y en la capacitación de supervisores reducirá inmediatamente la eficiencia del conductor, aumentando la frecuencia de los accidentes en el equipamiento del almacén, en los vehículos y en el personal y aumentará considerablemente los costes de la empresa. “Sin embargo, muchas compañías tienden a ofrecer formación continua regularmente para no tener que preocuparse por estos temas”. Ellison cree que documentando, monitorizando y evaluando la actividad de los operarios de carretillas regularmente se puede identificar a aquellos que necesitan formación adicional y se les puede ofrecer un curso de formación continuada cuando sea necesario.

“Cuando trabajas con un presupuesto ajustado es cuestión de asegurarte que el dinero que tienes destinado a formación lo inviertes en aquellos a los que más beneficiará”.

También es tentador retrasar las fechas de revisión de los vehículos o utilizar combustibles de baja calidad, lo que reduce la efi ciencia de los motores. Los costes de combustible aumentan conforme los riesgos de averías aumentan. Del mismo modo, adelgazar los protocolos de seguridad para ahorrar tiempo es peligroso y los accidentes son caros.

“En nuestra opinión es mejor perder algunos huecos de almacenaje y crear pasillos lo sufi cientemente anchos para que se pueda maniobrar más fácilmente, más rápidamente y con mayor seguridad.”

Ellison concluye con un consejo para las compañías que incorporan personal temporal en los momentos en que aumenta la demanda. “Es correcto si es una buena empresa de trabajo temporal. Si no, lo más probable es que el operario no haya sido bien formado, o no haya sido instruido en el equipamiento que tiene que manipular. Así que compruebe siempre que su personal eventual está cualifi cado y su formación es la adecuada para la tarea que se le encomienda”.

Broeder concluye: “Lo más importante es que las compañías deberían analizar cada iniciativa y calcular el coste o beneficio que generará a largo plazo. Si piensan en el largo plazo, pueden obtener ahorros significativos en su compañía”