Cómo Cat Logistics redujo los costes de la flota FLT

Cuando Impact Handling ganó el contrato para proveer la flota de materials handling de Cat Logistics UK tuvo que superar diversos retos con una combinación de planificación, atención al detalle y agilidad.

Ruari McCallion

Caterpillar Logistics Services (Cat Logistics) es una compañía tripartita de logística que provee soluciones totalmente integradas para la cadena de suministros tanto a su empresa matriz, Caterpillar Inc., como a más de 50 compañías líderes de todo el mundo.

Su actividad en el Reino Unido es la mayor fuera de los Estados Unidos y emplea alrededor de 2000 personas. La principal instalación en el Reino Unido son 200.000m2 en Desford, cerca de Leicester, desde donde sirve a cinco empresas. La flota de Desford acumula alrededor de 270000 horas anuales, y trabaja cerca de 24h al día, manipulando casi siete millones de envíos al año.

El primer reto

Impact Handling se hizo cargo del contrato de aprovisionamiento y mantenimiento de la flota de Cat Logistics en abril de 2011. Pese a que Cat Logistics es parte del entramado empresarial de Caterpillar tiene que gestionar todos los aspectos de sus operaciones de manera rentable e, incluso como concesionario en el Reino Unido de Cat Lift Trucks, Impact no obtuvo prebendas: tuvo que demostrar su habilidad para afrontar los retos que un compromiso tan grande ofrece. Los obstáculos aparecieron de inmediato, cuando el periodo de transición se redujo de tres meses a unos días.

“La flota de Desford acumula alrededor de 270000 horas anuales, y trabaja cerca de 24h al día, manipulando casi siete millones de envíos al año.”

“Algunos de los vehículos tenían un alquiler a corto plazo y lo primero que tuvimos que hacer fue repoblar la flota, en un breve plazo de tiempo — dijo Geoff Newbery, director de contratos de Impact Handling—. Lo hicimos durante el fin de semana”. Habiendo tenido que afrontar este asunto, Impact empezó a implementar el plan que había desarrollado tras realizar una encuesta in situ, y empezó mejorando la coordinación de la flota.
“Dividimos la flota en unidades de negocio de los clientes y tipo de vehículos, e introdujimos un sistema de información por unidad de negocio y por ubicación”, dijo Newbery. El taller fue recableado, eliminando lo que parecía un plato de espaguetis de cables y alargaderas, y fue reorganizado para mejorar el flujo de trabajo. La gestión de datos y de informes sufrió un cambio radical, para mejorar la frecuencia, la calidad y la fiabilidad. Se implantaron lectores digitales que utilizan tecnología GPRS por radiofrecuencia, e inmediatamente transmiten la información de la hoja de trabajo al servidor central. Los datos, recogidos y ordenados en hojas de cálculo Excel, permiten a Impact identificar los 10 problemas más habituales de los vehículos en cualquier momento y proveer al cliente con una imagen más clara de cómo está respondiendo su flota y dónde está costando dinero. Entre las dos partes se pueden entonces determinar estrategias para aumentar la disponibilidad y controlar los costes.

Arriba y abajo

“Nuestro objetivo es disponibilidad del 97% —dijo Newbery—. Utilizamos distintas KPIs para alcanzar este objetivo. Los datos nos permiten monitorizar todo el trabajo que hacemos en la flota e informar de los costes, incluyendo los daños, cada mes. Pudimos ver, por ejemplo, que algunos de los vehículos más viejos estaban generando costes de mantenimiento elevados e identificar aquellos que necesitaban ser reemplazados. Cuanto más tiempo pasan inactivos, más necesario es que sean reemplazados”.

“Nuestro objetivo es disponibilidad del 97%... Utilizamos distintas KPIs para alcanzar este objetivo. Los datos nos permiten monitorizar todo el trabajo que hacemos en la flota e informar de los costes, incluyendo los daños, cada mes. ”

La flota de Cat Logistics suma 155 vehículos, incluyendo algunos que son propiedad del cliente, 18 que están bajo un contrato de alquiler a corto plazo, y el resto que tienen un contrato de alquiler de mantenimiento total (AIM all-in maintenance). La flota comprende desde recogepedidos de bajo nivel hasta carretillas retráctiles y todo tipo de maquinaria intermedia. Los vehículos cubren todos los aspectos de la gestión del almacén y de las operaciones e incluyen vehículos eléctricos, LPG y diésel; y algunos de ellos tienen más de 15 años. Hay carretillas estándar pero también vehículos equipados con horquillas largas, volteadores, posicionadores de horquillas y carretillas con mástiles más cortos para usar en contenedores”.

Control de daños

Una vez se han identificado las necesidades del cliente, gracias a la encuesta inicial y a la experiencia, Impact seleccionó el equipamiento correcto para cada aplicación e hizo algunos cambios para ajustarse a las nuevas condiciones. El porcentaje de alquiler a corto plazo es ahora mucho menor del que se heredó y los daños están más controlados.

La disponibilidad de vehículos es primordial; y uno de los mayores retos de una flota de carretillas elevadoras es el tiempo de inoperatividad debido a daños accidentales; incidentes en los que están involucradas las carretillas elevadoras siguen siendo la mayor fuente de accidentes industriales y laborales en el Reino Unido. Cat Logistics ha implementado un sistema llamado FTC (Fork truck control), un sistema que se utiliza para monitorizar y controlar los daños. Cada conductor tiene su propio código, que identifica quién está conduciendo la carretilla en cualquier momento. FTC ha ayudado a reducir el número de incidentes, identificar las necesidades de formación y modificar el comportamiento de los conductores.

“Cat Logistics ha implementado un sistema llamado FTC (Fork truck control), un sistema que se utiliza para monitorizar y controlar los daños.”

“Hemos conseguido menos averías y mantener el nivel de disponibilidad de la flota mucho más alto, por encima del objetivo del 97% —dijo Newbery—. Los costes por daños han bajado también. Hemos sido capaces de retirar el equipamiento más viejo y costoso, que hemos mantenido como retén, porque nuestro programa de mantenimiento está funcionando con efectividad”. Impact tiene tres empleados en las instalaciones de Cat pero constantemente revisa la disponibilidad de plantilla, con el objetivo de proveer la cobertura necesaria y niveles de servicio óptimos que resulten eficientes en lo que a costes se refiere. Su sistema VLR, que informa de los vehículos que estarán fuera de servicio al final de cada día, supone que se sabe qué áreas necesitarán atención.

Perfecto a la primera

“Anoche tuvimos dos carretillas fuera de servicio. Previamente, fuimos informados, podría haber hasta 10 carretillas así y podían estar sin servicio hasta dos o tres semanas”, explicó. La efectividad de la intervención —gestionar los daños y averías— se mide mediante la “primera reparación”; Impact está alcanzando el 85% de éxito en primeras reparaciones. “Nosotros planificamos para contrarrestar el desgaste de las carretillas y programamos tres revisiones al día. El resto del trabajo son averías pero conforme reducimos éstas, el tiempo que ganamos se utiliza en asegurar que cumplimos los estándares de disponibilidad mediante una actividad de mantenimiento efectiva”.

Impact Handling ganó el contrato por su compromiso para mejorar la sistencia en tres áreas clave en Cat Logistics: servicio técnico, coste y receptividad. Impact demostró su agilidad al alcanzar resultados con respecto al anterior contratista en sólo tres días. Su gestión, soporte y sistema de control ha ayudado a reducir los costes drásticamente y a cubrir todas las necesidades del cliente con exigencias más elevadas.

“Impact empezó demostrando una receptividad fantástica —dijo Paul Morris de Cat Logistics—. Gestiona y opera la flota in situ y ha estado haciendo mejoras continuas. Han superado nuestras expectativas en todos los niveles. Cada parte del servicio, desde la provisión de maquinaria hasta su puesta en funcionamiento, desde la provisión de servicios y mantenimiento hasta la recolección de datos e informes, funciona mejor que nunca”.