¿Por qué importa la precisión de los datos en el inventario del almacén? ¿Y qué puede usted hacer al respecto?

Siga estos pasos para lograr una gestión eficiente de su inventario y disfrutar de una ventaja competitiva.

Imagínese esta situación: su equipo ha trabajado durante un año para poner en marcha un nuevo almacén. Tiene la disposición de estanterías perfecta para lograr un tiempo mínimo de desplazamiento y ofrece una gran densidad de inventario. Sus carretillas son las máquinas más potentes y energéticamente eficientes que puede comprar, y su plantilla ha recibido la mejor formación. Todo está organizado para mantener el necesario equilibrio entre inventario saliente e inventario entrante y saber siempre con qué existencias cuenta. Pero ¿está seguro? Gian Schiava evalúa la necesidad de disponer de datos precisos.

(Resumen)

La primera pregunta: ¿es realmente tan negativa una gestión imprecisa del inventario? Bueno, podría ser peor de lo que usted cree. Si el sistema de inventario dice que posee existencias de un artículo pero no es cierto, sus clientes serán los primeros en darse cuenta. Tras hacer un pedido, nadie quiere oír hablar de retrasos, y mucho menos encontrarse con el mensaje «producto agotado». Ello no solo le cuesta la venta: a largo plazo, daña la reputación de la empresa. Los clientes decepcionados pueden reaccionar con quejas o reseñas negativas; en muchos casos, simplemente no vuelven nunca.

Los errores en el inventario también cuestan dinero. Los artículos ausentes tienen que volverse a encargar, con el riesgo posterior de exceso de inventario o productos caducados. Aparte de dinero, el proceso requiere tiempo. De hecho, se trata de un uso muy poco eficiente del tiempo si consideramos lo que tarda el personal en volver a comprobar el inventario, corregir los pedidos o ponerse en contacto con los clientes para informarles del problema.

Una solución sencilla para combatir las imprecisiones

Hasta hace bien poco, la mayoría de los almacenes podían confiar en unas cuantas herramientas sencillas para reducir al mínimo las imprecisiones. Obviamente, lo primero es siempre tener el almacén ordenado y correctamente organizado, pero las siguientes contramedidas han demostrado ser eficaces en muchas ocasiones.

En primer lugar, debe formar continuamente a su personal y establecer unos procedimientos de trabajo claros. Los empleados deben saber cómo contar existencias, registrar actualizaciones y llamar la atención sobre discrepancias. Las sesiones en grupo son de gran ayuda, y efectuar el proceso paso a paso de forma práctica es aún mejor (¿se acuerda de los métodos kaizen o kanban?). Asegúrese de que los procedimientos operativos estándar queden bien documentados y sean fáciles de seguir. Los nuevos empleados deben recibir una adecuada formación inicial.

A continuación, los recuentos periódicos siempre han tenido una buena acogida. Se trata de comprobar físicamente el inventario y compararlo con las cifras registradas. Se solían organizar anualmente, programándose a menudo para el momento previo a la temporada navideña. De ese modo, se comenzaba el año con las cifras al día. En la actualidad, los expertos nos aconsejan dividir estos recuentos en lotes más pequeños y frecuentes. Ello afecta menos a las operaciones diarias y permite detectar antes las discrepancias. Cada vez se recurre más a herramientas modernas como drones para reducir el tiempo y el esfuerzo invertido en esta actividad. Ello nos lleva al capítulo siguiente…

La tecnología moderna marca la diferencia

A pesar de que los métodos anteriores han demostrado ser útiles, nuestro mundo se encuentra sumido en una rápida transformación. Las cifras de los pedidos han aumentado, principalmente a causa del comercio electrónico. Ello, unido a las fechas de corte más ajustadas, la dificultad para atraer y retener empleados y la creciente presión para reducir costes, ha llevado a la adopción de nuevas herramientas que permiten disponer de unos datos más precisos y mejoran la visibilidad en tiempo real.

A menudo está conectada al sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) para conciliar diariamente las discrepancias entre ambos sistemas, lo que garantiza que el inventario esté perfectamente alineado al final del día. Al mismo tiempo, le cuenta todo lo que necesita saber sobre los flujos de entrada y de salida y las existencias en el almacén.

En las operaciones diarias, el SGA suele estar integrado con lectores RFID, escáneres, dispositivos móviles y otras herramientas del área de operaciones. Su personal tiene menos cosas en las que pensar; un sencillo pitido confirma que el registro se ha realizado correctamente.

Cada vez es más frecuente también implantar drones y robots. Dexory, por ejemplo, ofrece una combinación de robots de escaneado autónomos y analíticas de datos por IA que, entre otras ventajas, brinda una mejor visión del inventario. Ver estos robots escaneando más de 10.000 ubicaciones por hora es impresionante, pero el sistema también depende de que los datos se introduzcan correctamente y el etiquetado sea impecable. En cualquier caso, se promete una precisión del inventario del 99,9 %.

La tecnología de los gemelos digitales se usa para crear una réplica virtual de un sistema de inventario físico con el objetivo de mejorar la visibilidad y la precisión en tiempo real. La entrada de datos se realiza desde varias fuentes, entre las que se encuentran sensores IdC, sistemas ERP y plataformas SGA. Esta tecnología va incluso un paso más allá, ya que se usa principalmente como herramienta de gestión predictiva. Aunque la inteligencia artificial tiene cada vez mayor presencia en el control del inventario, está más centrada en la previsión de la demanda y en la optimización de los procesos que en la medición de las existencias actuales.

Resulta evidente que, en los próximos años, iremos viendo herramientas informáticas cada vez más avanzadas, ya que las operaciones logísticas seguirán exigiendo la máxima eficiencia.

* Nuestro agradecimiento a Dexion por la imagen principal y demás imágenes de almacenes.